На главнуюКарта сайтаE-mailEnglish version
Пресс-центр
Начало \ Пресс-центр \ Статьи

Статьи

Управление документами на платформе SAP

За последние несколько лет существенно возрос интерес к вопросам автоматизации управления документами. Если раньше на рынке были представлены в основном российские разработки в области автоматизации документооборота и делопроизводства, то теперь многие западные производители начали активно продвигать свои решения класса ECM (Enterprise Content Management). Последняя аббревиатура буквально переводится как «Управление неструктурированной информацией в рамках предприятия» или, учитывая нашу тягу к заимствованию англоязычных IT-терминов, «Управление контентом в рамках предприятия». Фактически, ECM — это инфраструктура, на базе которой можно быстро и эффективно создавать бизнес-приложения для работы с документами, медиа-данными (Digital Media Assets) и содержимым web-сайтов. Лидерами в данном сегменте являются такие известные компании, как Documentum, IBM, Hummingbird и пр.

Не вдаваясь в детали, обратим лишь внимание на один нюанс, связанный с распространением ECM-систем, — четкое противопоставление задач управления структурированной и неструктурированной информацией. Имеется ввиду, что первый класс задач решается в рамках ERP-, CRM-, SCM- и прочих учетных систем, а для управления контентом нужны системы совсем другого типа, реализующие особые технологии и подходы. Мысль в общем-то здравая и не лишенная оснований, однако, за ней кроется целый комплекс проблем, с которыми впоследствии придется столкнуться заказчику. В первую очередь это необходимость тесной интеграции функций управления документами в бизнес-процессы уже внедренных автоматизированных систем (в первую очередь, ERP-систем). Несмотря на то, что большинство западных поставщиков решений в области управления документами предлагают уже готовые модули интеграции с рядом ERP- и CRM-систем, многие вопросы так и остаются нерешенными. В основном это задачи, связанные с обеспечением целостности и взаимосвязанности данных, переходом на новые версии ПО, обеспечением контроля доступа к информации конечных пользователей и т. п. В любом случае это дополнительные затраты на администрирование серверного оборудования и баз данных, необходимость синхронизации общих справочников, ведение учетных записей пользователей в различных системах. В такой ситуации совокупная стоимость решения (учитывая немалую стоимость базового ПО) может достигать астрономических сумм. Самое время задуматься о том, а стоит ли игра свеч, и поискать альтернативные решения. А они есть.

От ERP к единой интегрированной платформе для построения бизнес-приложений

Недавно немецкая компания SAP AG предложила клиентам новую концепцию разработки и интеграции бизнес-приложений — SAP NetWeaver. В ее основу заложена идея объединения пользователей, информации и бизнес-процесов в рамках единой открытой платформы, на базе которой уже функционируют все приложения программного комплекса SAP Business Suite.

Ключевой особенностью SAP NetWeaver является возможность решения задач управления структурированной и неструктурированной информацией в рамках единого информационного пространства на базе общих технологий и инструментов, тем самым сокращая затраты на интеграцию и уменьшая совокупную стоимость владения.

Управление знаниями

В рамках платформы SAP NetWeaver под термином «управление знаниями» (Knowledge Management) подразумевается решение задач упорядочения и классификации неструктурированной информации (офисные документы, e-mail, web-страницы и пр.), поступающей из различных источников, а также обеспечения централизованного доступа к накопленной информации для всех сотрудников предприятия. Необходимый функционал содержится в решении SAP Enterprise Portal, которое предоставляет инструменты для совместной разработки и опубликования документов, ведения версий, развитые средства поиска и классификации документов (SAP TREX — Text Retrieval and Information Extraction), построения иерархических рубрикаторов и т. д. Помимо этого обеспечивается прозрачный доступ к различным информационным репозиториям (файловые системы, web-сервера, внешние Системы Управления Документами), поддерживаются механизмы коллективной работы (дискуссии, чат, обмен сообщениями).

Управление бизнес-процессами

Поддержка функций автоматизации деловых процессов является одним из ключевых требований к современным системам управления документами. Так как документ на протяжении всего жизненного цикла (от создания до уничтожения) может перемещаться как в рамках предприятия, так и за его пределами, необходимы инструменты для моделирования, контроля и мониторинга процессов документооборота в соответствии с требованиями конкретного заказчика.

SAP предлагает как развитые средства управления потоками операций в рамках отдельной системы (SAP WebFlow), так и полнофункциональное решение SAP Exchange Infrastructure (SAP XI) для интеграции бизнес процессов в рамках нескольких приложений. Реализована поддержка открытых стандартов и технологий, в частности, Wf-XML, WSDL, BPML, BPEL4WS.

Управление основными данными

Управление нормативно-справочной информации (НСИ) в условиях распределенной IT-инфраструктуры — одна из наиболее сложных и в то же время важных задач, с которой сталкиваются современные предприятия. Это в полной мере относится и к задачам управления документами, автоматизация которых невозможна без наличия корректных и согласованных справочных данных. SAP Master Data Management — один из компонентов платформы SAP NetWeaver — позволяет эффективно решать задачи ведения, объединения и консолидации НСИ, обеспечивая распространение требуемых данных между всеми приложениями и системами, используемыми на предприятии.

Базовые инструменты и технологии

Помимо полнофункциональных решений и бизнес-приложений для управления неструктурированной информацией в SAP NetWeaver содержится ряд низкоуровневых инструментов и сервисов для решения задач управления документами. В первую очередь это инфраструктура SAP Knowledge Provider, обеспечивающая администрирование и хранение документов во внешних репозиториях и электронных архивах. В качестве таких репозиториев могут выступать как собственные системы хранения документов (SAP Content Server), так и СУД сторонних производителей (Documentum, IBM Content Manager, IXOS, Saperion и пр.). Для интеграции функций управления документами в бизнес-процессы приложений SAP (R/3, CRM и др.) используется технология SAP ArchiveLink, позволяющая осуществить привязку документов к объектам учетной системы.

Помимо этого существует ряд приложений и компонентов для интеграции с CAD-приложениями (CAD Desktop), ГИС-системами и т. д.

Специальные решения на платформе SAP

В российских условиях, когда речь заходит о проблемах управления документами, зачастую подразумеваются вполне конкретные задачи, связанные с автоматизацией делопроизводства, архивного дела, управления договорами и т. п. Можно, конечно, использовать уже готовые решения в этой области (CompanyMedia, «Дело», DocsVision и пр.) или даже приобрести полнофункциональную ECM-платформу (Documentum, DOCS Open), однако, если на предприятии уже используются какие-либо продукты SAP (R/3, CRM, BW, SEM и пр.), неизбежно придется решать вопросы, связанные с интеграцией функций управления документами в контур бизнес-процессов SAP.

Альтернативное решение — разработка соответствующих приложений на платформе SAP NetWeaver. Преимуществами такого подхода является использование современных технологий и языков программирования (ABAP/4, J2EE, . NET), использование готовых интерфейсов и API для работы с документами и интеграции с продуктами сторонних разработчиков, высокая масштабируемость решений за счет возможностей базовой платформы. Определенные успехи в этом направлении уже достигнуты. Например, компания ГазИнтех (www.gazintech.ru) предлагает целый комплекс интегрированных решений, построенных на платформе SAP NetWeaver и предназначенных для автоматизации делопроизводства (АКСУД — Автоматизированная Корпоративная Система Управления Документами), архивного дела (АСУА — Автоматизированная Система Управления Архивом) и управления договорами (Система Ведения Договоров). Ключевой особенностью всех вышеупомянутых решений является тесная интеграция с приложениями SAP (в первую очередь SAP R/3), как в части использования общих справочников, так и в части включения функций управления документами и договорами в бизнес-процессы SAP. Кроме того, все решения могут функционировать независимо от R/3, используя широкие возможности базовой платформы SAP NetWeaver.

Заключение

Проанализировав все вышесказанное, может сложиться впечатление, что любая задача управления неструктурированной информацией может быть решена средствами платформы SAP NetWeaver. На самом деле это не совсем так. Например, в SAP отсутствует поддержка технологии HSM (Hierarchical Storage Management), нет встроенных средств интеграции с системами массового ввода документов, не поддерживается работа с медиа-данными (потоковое аудио и видео). Все это есть в современных ECM-системах, большинство из которых имеют сертифицированные средства интеграции с платформой SAP Netweaver и могут эффективно использоваться для хранения больших объемов неструктурированной информации. В то же самое время конечные пользователи могут продолжать работать с документами, используя прежние инструменты и графические интерфейсы, не заботясь о том, где, как и в какой системе хранится необходимая в текущий момент информация.

Дмитрий Козлов (d.kozlov@gazintech.ru)

Страницы:1 |

Вернуться назад